We are required by law to maintain the privacy of protected health information, to provide individuals with notice of our legal duties and privacy practices with respect to protected health information, and to notify affected individuals following a breach of unsecured protected health information. We must follow the privacy practices that are described in this Notice while it is in effect. This Notice takes effect 10/25/17, and will remain in effect until we replace it.

We reserve the right to change our privacy practices and the terms of this Notice at any time, provided such changes are permitted by applicable law, and to make new Notice provisions effective for all protected health information that we maintain. When we make a significant change in our privacy practices, we will change this Notice and post the new Notice clearly and prominently at our practice location, and we will provide copies of the new Notice upon request.

You may request a copy of our Notice at any time. For more information about our privacy practices, or for additional copies of this Notice, please contact us using the information listed at the end of this Notice.

How we may use and disclose health information about you

We may use and disclose your health information for different purposes, including treatment, payment, and health care operations. For each of these categories, we have provided a description and an example. Some information, such as HIV-related information, genetic information, alcohol and/or substance abuse records, and mental health records may be entitled to special confidentiality protections under applicable state or federal law. We will abide by these special protections as they pertain to applicable cases involving these types of records.

Treatment. We may use and disclose your health information for your treatment. For example, we may disclose your health information to a specialist providing treatment to you.

Payment. We may use and disclose your health information to obtain reimbursement for the treatment and services you receive from us or another entity involved with your care. Payment activities include billing, collections, claims management, and determinations of eligibility and coverage to obtain payment from you, an insurance company, or another third party. For example, we may send claims to your health plan containing certain health information.

Healthcare Operations. We may use and disclose your health information in connection with our healthcare operations. For example, healthcare operations may include quality assessment and improvement activities, conducting training programs, licensing activities, appointment scheduling and reminders, as well as providing you with education as it relates to other health-related services offered by our affiliated healthcare providers.

Individuals Involved in Your Care or Payment for Your Care. We may disclose your health information to your family or friends or any other individual identified by you when they are involved in your care or in the payment for your care. Additionally, we may disclose information about you to a patient representative. If a person has the authority by law to make health care decisions for you, we will treat that patient representative the same way we would treat you with respect to your health information.

Disaster Relief. We may use or disclose your health information to assist in disaster relief efforts.

Required by Law. We may use or disclose your health information when we are required to do so by law.

Public Health Activities. We may disclose your health information for public health activities, including disclosures to:

• Prevent or control disease, injury or disability;
• Report child abuse or neglect;
• Report reactions to medications or problems with products or devices;
• Notify a person of a recall, repair, or replacement of products or devices;
• Notify a person who may have been exposed to a disease or condition; or
• Notify the appropriate government authority if we believe a patient has been the victim of abuse, neglect, or domestic violence.

National Security. We may disclose to military authorities the health information of Armed Forces personnel under certain circumstances. We may disclose to authorized federal officials health information required for lawful intelligence, counterintelligence, and other national security activities. We may disclose to correctional institution or law enforcement official having lawful custody the protected health information of an inmate or patient.

Secretary of HHS. We will disclose your health information to the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services when required to investigate or determine compliance with HIPAA.

Worker’s Compensation. We may disclose your PHI to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to worker’s compensation or other similar programs established by law.

Law Enforcement. We may disclose your PHI for law enforcement purposes as permitted by HIPAA, as required by law, or in response to a subpoena or court order.

Health Oversight Activities. We may disclose your PHI to an oversight agency for activities authorized by law. These oversight activities include audits, investigations, inspections, and credentialing, as necessary for licensure and for the government to monitor the health care system, government programs, and compliance with civil rights laws.

Judicial and Administrative Proceedings. If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose your PHI in response to a court or administrative order. We may also disclose health information about you in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process instituted by someone else involved in the dispute, but only if efforts have been made, either by the requesting party or us, to tell you about the request or to obtain an order protecting the information requested.

Research. We may disclose your PHI to researchers when their research has been approved by an institutional review board or privacy board that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your information.

Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors. We may release your PHI to a coroner or medical examiner. This may be necessary, for example, to identify a deceased person or determine the cause of death. We may also disclose PHI to funeral directors consistent with applicable law to enable them to carry out their duties.

Fundraising. We may contact you to provide you with information about our sponsored activities, including fundraising programs, as permitted by applicable law. If you do not wish to receive such information from us, you may opt out of receiving the communications.

Other Uses and Disclosures of PHI

Your authorization is required, with a few exceptions, for disclosure of psychotherapy notes, use or disclosure of PHI for marketing, and for the sale of PHI. We will also obtain your written authorization before using or disclosing your PHI for purposes other than those provided for in this Notice (or as otherwise permitted or required by law). You may revoke an authorization in writing at any time. Upon receipt of the written revocation, we will stop using or disclosing your PHI, except to the extent that we have already taken action in reliance on the authorization.

Your Health Information Rights

Access. You have the right to look at or get copies of your health information, with limited exceptions. You must make the request in writing. You may obtain a form to request access by using the contact information listed at the end of this Notice. You may also request access by sending us a letter to the address at the end of this Notice. If you request information that we maintain on paper, we may provide photocopies. If you request information that we maintain electronically, you have the right to an electronic copy. We will use the form and format you request if readily producible. We will charge you a reasonable cost-based fee for the cost of supplies and labor of copying, and for postage if you want copies mailed to you. Contact us using the information listed at the end of this Notice for an explanation of our fee structure.

If you are denied a request for access, you have the right to have the denial reviewed in accordance with the requirements of applicable law.

Disclosure Accounting. With the exception of certain disclosures, you have the right to receive an accounting of disclosures of your health information in accordance with applicable laws and regulations. To request an accounting of disclosures of your health information, you must submit your request in writing to the Privacy Official. If you request this accounting more than once in a 12-month period, we may charge you a reasonable, cost-based fee for responding to the additional requests.

Right to Request a Restriction. You have the right to request additional restrictions on our use or disclosure of your PHI by submitting a written request to the Privacy Official. Your written request must include (1) what information you want to limit, (2) whether you want to limit our use, disclosure or both, and (3) to whom you want the limits to apply. We are not required to agree to your request except in the case where the disclosure is to a health plan for purposes of carrying out payment or health care operations, and the information pertains solely to a health care item or service for which you, or a person on your behalf (other than the health plan), has paid our practice in full.

Alternative Communication. You have the right to request that we communicate with you about your health information by alternative means or at alternative locations. You must make your request in writing. Your request must specify the alternative means or location, and provide satisfactory explanation of how payments will be handled under the alternative means or location you request. We will accommodate all reasonable requests. However, if we are unable to contact you using the ways or locations you have requested we may contact you using the information we have.

Amendment. You have the right to request that we amend your health information. Your request must be in writing, and it must explain why the information should be amended. We may deny your request under certain circumstances. If we agree to your request, we will amend your record(s) and notify you of such. If we deny your request for an amendment, we will provide you with a written explanation of why we denied it and explain your rights.

Right to Notification of a Breach. You will receive notifications of breaches of your unsecured protected health information as required by law.

Electronic Notice. You may receive a paper copy of this Notice upon request, even if you have agreed to receive this Notice electronically on our Web site or by electronic mail (e-mail).

Questions and Complaints

If you want more information about our privacy practices or have questions or concerns, please contact us.

If you are concerned that we may have violated your privacy rights, or if you disagree with a decision we made about access to your health information or in response to a request you made to amend or restrict the use or disclosure of your health information or to have us communicate with you by alternative means or at alternative locations, you may complain to us using the contact information listed at the end of this Notice. You also may submit a written complaint to the U.S. Department of Health and Human Services. We will provide you with the address to file your complaint with the U.S. Department of Health and Human Services upon request.

We support your right to the privacy of your health information. We will not retaliate in any way if you choose to file a complaint with us or with the U.S. Department of Health and Human Services.

To reach our privacy officer, please contact us.

En Español

Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN DE SALUD SUYA

Y CÓMO PUEDE USTED OBTENER ACCESO A LA MISMA. LÉALO DETENIDAMENTE.

Según las leyes, estamos obligados a mantener la información de salud protegida privada, a suministrarles a los individuos un aviso sobre nuestras responsabilidades legales y prácticas de privacidad con respecto a la información de salud protegida (“PHI”, por sus siglas en inglés) y a notificarles a los individuos afectados después de que ocurra alguna violación de la información de salud protegida que no estaba asegurada. Debemos seguir las prácticas de privacidad descritas en este Aviso mientras éste permanezca vigente. Este Aviso queda vigente a partir del 25 de octubre de 2017, y permanece vigente hasta el momento en que lo reemplacemos.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos y condiciones de este Aviso en cualquier momento, siempre y cuando dichos cambios sean permitidos por las leyes correspondientes, y para establecer que las disposiciones del nuevo Aviso queden vigentes con respecto a toda la información de salud protegida que mantenemos. Cuando efectuemos un cambio considerable en nuestras prácticas de seguridad, cambiaremos este Aviso y publicaremos el nuevo Aviso de manera clara y prominente en las instalaciones de nuestro consultorio, además, les suministraremos copias del nuevo Aviso a quienes las soliciten.

Usted puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento. Para obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad o para solicitar copias adicionales de este Aviso, comuníquese con nosotros por medio de la información que aparece al final de este Aviso.

De qué maneras podemos usar y divulgar información sobre la salud suya

Podemos usar y divulgar la información de salud suya para distintos fines, entre ellos: tratamiento, pago y operaciones para la atención médica. Para cada una de estas categorías, suministramos una descripción y un ejemplo. Alguna información, como la relacionada con el VIH, la información genética, los registros sobre abuso de bebidas alcohólicas o sustancias y los registros sobre la salud mental, puede contar con cierta protección de confidencialidad especial según las leyes estatales o federales correspondientes. Nosotros cumplimos con estas protecciones especiales según estén relacionadas con los casos pertinentes que incluyen estos tipos de registros.

Tratamiento. Podemos usar y divulgar la información de salud suya para su tratamiento. Por ejemplo, podemos divulgarle la información de salud suya a un especialista que le esté proporcionando tratamiento.

Pago. Podemos usar y divulgar la información de salud suya para obtener reembolsos por el tratamiento y los servicios que usted reciba de parte nuestra o de otro organismo involucrado en su atención médica. Las actividades de pago incluyen facturación, cobranzas, gestión de reclamos y determinar si reúne los requisitos y la cobertura para obtener pago de su parte, de una compañía de seguros o de un tercero. Por ejemplo, podemos enviarle a su plan médico reclamos que contengan cierta información de la salud.

Operaciones de atención médica. Podemos usar y divulgar la información de salud suya en conexión con nuestras operaciones de atención médica. Por ejemplo, las operaciones de atención médica incluyen la evaluación de calidad y actividades de mejora, la realización de programas de capacitación y actividades para obtener licencias y también para proporcionarle educación de servicios relacionados con la salud de nuestros proveedores asociados de salud.

Individuos que participan en su atención o pago por su atención. Le podemos divulgar la información de salud suya a un miembro de su familia o a otro pariente, a un amigo personal o a cualquier otro individuo que usted haya identificado en relación con la participación de esa persona en su atención o en el pago por su atención.

Si usted está presente, entonces, antes de divulgar su información de salud, le brindamos la oportunidad de oponerse a dichas divulgaciones. En caso de su ausencia o discapacidad o en situaciones de emergencia, divulgaremos la información de salud basándonos en una determinación basándonos en nuestro juicio profesional y divulgando solamente la información de salud que esté directamente relacionada con la participación de esa persona en su atención médica. Además, podemos divulgarle información suya a su representante personal. Si una persona está autorizada por ley para tomar decisiones sobre la atención médica suya, trataremos a ese representante personal de la misma manera en que lo trataríamos a usted con respecto a su información de la salud.

Ayuda en caso de catástrofe. Podemos usar o divulgar la información de salud suya para ayudar en los esfuerzos de ayuda en caso de catástrofes.

Exigencias de la ley. Podemos usar o divulgar la información de salud suya cuando estemos obligados a hacerlo de acuerdo a las leyes.

Actividades de salud pública. Podemos divulgar la información de salud suya para actividades de salud pública, entre ellas divulgaciones para:

• Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.
• Denunciar el abuso o abandono de niños.
• Informar reacciones a medicamentos o problemas con productos o dispositivos.
• Notificarle a una persona sobre un producto o dispositivo que está siendo retirado del mercado, para la reparación o el reemplazo del mismo.
• Notificarle a una persona que puede haber quedado expuesta a una enfermedad o afección. O bien,
• Notificar a las autoridades gubernamentales correspondientes si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, abandono o violencia en el hogar.

Seguridad nacional. Bajo ciertas circunstancias, podemos divulgarles a las autoridades militares la información de salud del personal de las fuerzas armadas. Podemos divulgarles a los funcionarios federales autorizados la información de salud necesaria para la inteligencia legal, contrainteligencia y demás actividades de seguridad nacional. Podemos divulgarles a los funcionarios de establecimientos carcelarios o las autoridades judiciales con custodia legal, la información de salud de un preso o paciente.

Ministro del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Le divulgaremos la información de salud suya al Ministro del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos cuando sea necesario para investigar o determinar el cumplimiento con HIPAA.

Indemnización por accidentes laborales. Podemos divulgar la información de salud protegida suya en la medida autorizada por las leyes y en la medida necesaria para cumplirlas en lo relacionado con la indemnización por accidentes laborales u otros programas similares establecidos por la ley.

Autoridades judiciales. Podemos divulgar la información de salud protegida suya para los fines de las autoridades judiciales, según lo permita HIPAA, según lo requieran las leyes o en respuesta a una citación u orden judicial.

Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgarle la información de salud protegida suya a una agencia de supervisión para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen auditorías, investigaciones, inspecciones y credenciales, según sean necesarias para las licencias y para que el gobierno controle el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y en cumplimiento con las leyes de derechos civiles.

Procesos judiciales y administrativos. Si está involucrado en un juicio o disputa, podemos divulgar la información de salud protegida suya en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar la información de salud suya en respuesta a una citación, solicitud de información relativa a un caso judicial u otro proceso legal establecido por otra persona involucrada en la disputa, pero solamente si se han hecho esfuerzos, ya sea por la parte que solicita la información, o por parte nuestra, de informarle sobre la solicitud o de obtener una orden judicial para proteger la información solicitada.

Investigación. Podemos divulgar la información de salud protegida suya a investigadores cuando sus estudios de investigación hayan sido aprobados por el comité de escrutinio institucional o el comité de privacidad que han repasado la propuesta del estudio de investigación y establecido protocolos para asegurar la privacidad de su información.

Jueces de instrucción, médicos forenses, directores de funerarias. Podemos divulgar la información de salud protegida suya a un juez de instrucción o médico forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, con el fin de identificar a una persona fallecida o para determinar la cause de muerte. También podemos divulgar la información de salud protegida suya a los directores de funerarias de acuerdo con las leyes correspondientes para que puedan llevar a cabo sus labores.

Para evitar una amenaza grave contra la salud o la seguridad. Podemos usar y divulgar la información de salud protegida suya con el fin de prevenir una amenaza grave contra su salud y seguridad o la salud y seguridad del público o de otra persona.

Recaudación de fondos. Podemos comunicarnos con usted para suministrarle información sobre las actividades que patrocinamos, tales como programas de recaudación de fondos, según lo permitan las leyes correspondientes. Si no desea recibir tal información de parte nuestra, puede decidir no recibir dichas comunicaciones.

Asociados en negocios. Algunas de nuestras actividades se suministran en nombre nuestro por medio de contratos con asociados en negocios. Al formalizar un contrato con el fin de obtener estos servicios, es probable que debamos divulgar la información de salud protegida suya a uno de nuestros asociados en negocios para que éste puede llevar a cabo la labor que le hemos solicitado. No obstante, exigimos que nuestros asociados en negocios protejan adecuadamente su información.

Otros usos y divulgaciones de la información de salud protegida

Con unas pocas excepciones, su autorización es necesaria para divulgar los apuntes de las sesiones de psicoterapia, el uso o la divulgación de la información de salud protegida para fines de márquetin y para la venta de la misma. También obtendremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar la información de salud protegida suya para fines que no sean los que aparecen en este Aviso (o según lo permitan o de otra manera lo exijan las leyes). Usted puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento. Al recibir su revocación por escrito, suspenderemos el uso y la divulgación de la información de salud protegida suya hasta la medida en que ya hayamos tomado medidas basándonos en la autorización.

Sus derechos con respecto a la información sobre su salud

Acceso. Usted tiene el derecho a leer o a obtener copias de la información de salud suya, con excepciones limitadas. Debe hacer la solicitud por escrito. Puede obtener un formulario para solicitar acceso a la información mediante la información de contacto que aparece al final de este Aviso. También puede solicitar acceso si nos envía una carta a la dirección que aparece al final de este Aviso. Si solicita información que mantenemos impresa, le podemos suministrar fotocopias. Si solicita información que mantenemos en forma electrónica, tiene el derecho a recibir una copia electrónica. Utilizaremos el formulario y el formato que usted solicite, si están fácilmente disponibles. Le cobraremos un cargo razonable basado en los costos de los suministros y en la labor de hacer las copias, además del costo del flete, si es que desea que le enviemos las copias por correo postal. Comuníquese con nosotros mediante la información que aparece al final de este Aviso para solicitar una lista de los cargos.

Si se le niega una solicitud para obtener acceso, tiene el derecho a que alguien evalúe la denegación de acuerdo con los requisitos de las leyes correspondientes.

Lista de divulgaciones. Con la excepción de ciertas divulgaciones, usted tiene el derecho de recibir una lista de las divulgaciones que se hayan hecho de la información de salud suya de acuerdo con las leyes y regulaciones correspondientes. Para solicitar una lista de las divulgaciones de la información de salud suya, debe presentar su solicitud por escrito ante el Funcionario a cargo de privacidad. Si solicita esta lista más de una vez en un período de 12 meses, le podemos cobrar un cargo razonable basado en los costos de responder a las solicitudes adicionales.

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene el derecho de solicitar restricciones adicionales con respecto a nuestro uso o divulgación de la información de salud protegida suya si presenta una solicitud por escrito ante el Funcionario a cargo de privacidad. Su solicitud por escrito debe incluir: (1) la información que usted desea restringir; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quiénes desea que se apliquen las limitaciones. No tenemos ninguna obligación de estar de acuerdo con su solicitud, excepto en el caso de que la divulgación sea a un plan médico para los fines de llevar a cabo el pago o las operaciones relacionadas con atención médica, y la información está relacionada solamente con un elemento de atención médica o servicio para el cual, usted, o una persona a nombre suyo (fuera del plan médico), ha pagado el saldo total a nuestro consultorio.

Comunicaciones alternativas. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted con respecto a su información de salud por medios alternativos o en lugares alternativos. Debe hacer la solicitud por escrito. La solicitud debe especificar el medio o el lugar alternativo, y suministrar una explicación satisfactoria sobre cómo se han de tramitar los pagos mediante el medio o lugar alternativo que usted solicita. Estamos dispuestos a aceptar todas las solicitudes razonables. Sin embargo, si no nos podemos comunicar con usted mediante las maneras o lugares que ha solicitado, nos podemos comunicar mediante la información que ya tenemos.

Modificaciones. Usted tiene el derecho de solicitar que modifiquemos su información de salud. Su solicitud se debe hacer por escrito y debe explicar por qué se debe modificar la información. Nosotros podemos denegar la solicitud, bajo ciertas circunstancias. Si estamos de acuerdo con su solicitud, modificaremos sus registros y se lo notificaremos. Si le denegamos la solicitud de una modificación, le suministraremos una explicación por escrito de por qué se la denegamos y le explicaremos sus derechos.

Derecho a recibir notificación de una violación. Usted recibirá notificaciones de las violaciones que ocurran con la información de salud protegida suya que no esté asegurada, según lo exigen las leyes.

Aviso electrónico. Usted puede recibir una copia impresa de este Aviso, si así lo solicita, aunque haya acordado recibirlo electrónicamente en nuestro sitio Web o por correo electrónico.

Preguntas o quejas

Si desea obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad o si tiene alguna pregunta o inquietud, comuníquese con nosotros.

Si cree que podemos haber violado sus derechos de privacidad, o si no está de acuerdo con una decisión que hemos tomado con respecto a su acceso a su información de salud, o en respuesta a una solicitud que usted haya hecho de modificar o restringir el uso o la divulgación de la información de salud suya, o para que nos comuniquemos con usted por un medio o a un lugar alternativo, se puede quejar por medio de la información de contacto que aparece al final de este Aviso. También puede presentar una queja por escrito ante el Ministro del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Le suministraremos la dirección para que pueda presentar su queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, si así lo solicita.

Nosotros apoyamos su derecho a la privacidad de su información de salud. No participaremos en ninguna represalia si usted decide presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

Contactar a uestro funcionario a cargo de la privacidad aquí.

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Last updated: May 17, 2018

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